Suunnittelu kannattaa aloittaa 4-6 kk ennen aiottua retkiaikaa. Kohteen ja kohderyhmän valinta ja yhteistyötahojen etsintä on hyvä tehdä rinta rinnan. Tarkka ajankohta on syytä lyödä lukkoon jo alkuvaiheessa, samoin työnjako ja budjetti.

Retkeä edeltävinä kuukausina ovat vuorossa ennakkokäynti retkikohteessa ja reitin testaus sekä ohjelman, ruokailun ja kuljetusten perussuunnittelu. Entä tarvitseeko tapahtumaa varten ottaa vakuutus tai ilmoittaa viranomaisille? Kun nämä tärkeät palikat ovat selvillä, voi tiedotus alkaa!

Viimeistään pari-kolme viikkoa ennen retkeä on aika vastaanottaa ilmoittautumiset ja mahdollisia maksut. Samalla kannattaa viilata kuntoon tarkka aikataulu, ohjelma ja ruokailu. Varustelistan laadinta ja tavaroiden kokoaminen on myös ajankohtaista.

Retkeä edeltävällä viikolla käydään laittamassa merkinnät reitille (ei aiemmin, sillä opasteet saattavat irrota tai haalistua). Nyt on aika hankkia viimeisetkin varusteet ja ruokatarpeet ja aloittaa tarjoilujen esivalmistelu. Vilkaiskaa myös säätiedotteet ja ohjeistakaa tarvittaessa osallistujia.

Osallistujat on hyvä pitää ajan tasalla ohjelmasta, aikataulusta ja käytänteistä. Varmistakaa, ettei porukka eksy tai harhaile! Ennen kaikkea, nauttikaa toistenne seurasta, tarinoista ja yhteisestä ajasta.

Retken jälkeen on vuorossa kohteen siistiminen, merkintöjen poisto maastosta ja osallistujapalautteeseen vastaaminen. Sitten voikin jo kiittää yhteistyökumppaneita ja ryhtyä vaikka suunnittelemaan seuraavaa retkeä!