Kaikki lähtee tapahtumapaikasta. Millainen Aikamatka sopisi teidän nurkillenne ja kenen kanssa sen voisi toteuttaa? Kun yhteistyökumppanit on löydetty ja työnjako selvillä, laaditaan käsikirjoitus. Alustavien askelmerkkien on syytä olla valmiina hyvissä ajoin, mielellään kuukautta tai paria ennen tapahtumaa.

Tapahtumaa edeltävän kuukauden aikana on aika kerätä kokoon tarvikkeet ja varmistaa, että tapahtumapaikalla on kaikki kunnossa. Jos rekvisiittaa tai vaatteita täytyy valmistaa alusta asti, kannattaa etsiä tekijät ja ryhtyä toimeen jo useita kuukausia aiemmin.

Aikakauteen sopiva ruoka valmistuu osallistujien voimin helposti ja hauskasti osana tapahtumaa! Ruokatarvikkeiden hankinnan ja mahdollisen esivalmistelun voi tehdä muutamaa päivää aiemmin.

Tapahtumapäivänä järjestäjien kannattaa saapua paikalle vähintään tuntia ennen aikamatkailijoita. Valmistellaan tarjoilut ja toimintapisteet, vaihdetaan vaatteet ja tehdään viimeiset silaukset lavastukseen. Aikaa voi käyttää myös järjestäjien omaan tiedotus- tai keskustelutuokioon.

Tapahtuman alkuun on hyvä varata n. 45 minuuttia orientoitumista ja esittelyjä. Osallistujat toivotetaan tervetulleiksi ja heille kerrotaan paikasta, päivän ohjelmasta ja aikamatkan juonesta. Jaetaan nimilaput ja roolivaatteet ja tehdään muita menneen ajan tyylimuutoksia. Ajassa siirtymiseen kannattaa suunnitella yksinkertainen rituaali, esim. silmien sulkeminen tai sormien näpsäytys.

Varsinaisen tapahtuman sopiva kokonaiskesto on 2-5 tuntia, toimintapisteiden määrästä ja lasten iästä riippuen. Viisihenkinen pienryhmä ehtii puuhailla kunnolla yhdellä toimintapisteellä noin puolisen tuntia. Muistakaa pitää riittävästi ruoka- ja kahvi/välipalataukoja!

Kun kaikissa toimintapisteissä on käyty, on aika palailla kohti nykyaikaa. Osallistujat kootaan yhteen ja pidetään lyhyt sananvaihto aikamatkan aiheesta ja kysymyksistä. Rituaalin avulla jätetään menneisyys taakse. Osallistujien lähdettyä on järjestäjillä jälleen rauha pitää palaveri ja ryhtyä sitten purkutöihin.